Với Megan Gregor, công việc thư ký thành phố là một nghề nghiệp thực thụ. Bà làm việc suốt nhiều giờ liên tục để hoàn thành sứ mệnh chính trong vai trò của mình: đảm bảo khả năng tiếp cận và tính minh bạch trong hoạt động của chính quyền.
Thư ký thành phố đóng vai trò như một bên thứ ba trung lập cho thành phố và giúp thành phố củng cố một chính quyền mở, dễ tiếp cận và minh bạch. Thư ký thành phố có nhiệm vụ cân đối giữa lợi ích của nhân viên và lãnh đạo thành phố, Hội Đồng Thành Phố và cộng đồng bằng cách phụng sự cả ba đối tượng này với mức độ như nhau.
Thư ký thành phố Burien tạo thuận lợi để các cuộc họp hội đồng thành phố diễn ra suôn sẻ, quản lý hồ sơ thành phố, hỗ trợ các quy trình của nhóm lãnh đạo và giám sát trung tâm dịch vụ khách hàng của tòa thị chính. Nhóm của Gregor, gồm một phó thư ký thành phố, điều phối viên hồ sơ và hai phụ tá hành chánh dịch vụ khách hàng, không chỉ hỗ trợ hàng ngày cho cả nhân viên và cộng đồng, mà còn chủ động tìm cách để nâng cao tính minh bạch và khả năng tiếp cận của chính quyền thành phố.
Dưới sự dẫn dắt của Gregor, các cuộc họp của Hội Đồng Thành Phố hiện đã có thông dịch Tiếng Tây Ban Nha hiện diện trong từng cuộc họp, và bà thư ký đã được các thành phố bạn công nhận nhờ cách điều hành các cuộc họp của Hội Đồng Thành Phố Burien đảm bảo tuân thủ chỉ thị về sức khỏe liên quan đến đại dịch.
Gregor cho biết: “Khi đại dịch mới bùng phát lần đầu, chúng tôi đã cố gắng tổ chức cuộc họp Hội Đồng Thành Phố qua điện thoại. Việc đó gây bối rối cho mọi người, và chúng tôi biết ngay rằng cách này sẽ không phù hợp với cư dân Burien.
Nhóm của bà đã cộng tác với nhân viên Ban Dịch Vụ Thông Tin để phát triển một giải pháp công nghệ và phối hợp với luật sư thành phố để xây dựng các bộ quy trình họp mới phù hợp với mọi người, đồng thời vẫn tuân thủ Đạo Luật Họp Mở Công Khai.
Gregor chia sẻ: “Hiện tại chúng tôi đã biết mình có thể làm nhiều thứ bằng hình thức trực tuyến hơn những gì chúng tôi tưởng trước đây. Về tương lai, chúng tôi đang chú trọng hỗ trợ các cuộc họp công khai kết hợp (trực tuyến và trực tiếp) vì chúng tôi nhận thấy rằng việc tổ chức họp trực tuyến thực sự làm tăng khả năng tiếp cận của mọi người. Cách đó giúp việc cung cấp dịch vụ thông dịch dễ dàng hơn và giúp những người phải lo chăm sóc người khác có thể tham gia các cuộc họp công khai”.
Bà và nhóm của bà cũng đã đạt được tiến triển đáng kể trong việc sắp xếp lượng hồ sơ trong 28 năm của Thành Phố. Kế hoạch của họ là trong vài năm tới phải đưa được số lượng lớn hồ sơ của thành phố lên mạng để mọi người truy cập miễn phí.
Bà Gregor nói: “Quý vị phải có thể lên trang mạng của chính quyền để tìm thấy nội dung mình cần. Đây là quyền mà tất cả chúng ta phải có khi là người Mỹ”.
Hồ Sơ Thành Phố 101
Hồ sơ thành phố là mọi thứ được viết ra hoặc ghi âm/ghi hình, do cả nhân viên và tình nguyện viên thành phố thực hiện và thành phố trình ra trong nhiều giờ làm việc. Hồ sơ này gồm có các tài liệu, email, ảnh chụp, nội dung đồ họa, bản ghi âm cuộc họp, biên bản cuộc họp, v.v. Đạo Luật Hồ Sơ Công (Public Records Act) của tiểu bang Washington quy định rõ những loại hồ sơ cần được lưu trữ và những loại có thể hủy.
Quý vị có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ công bằng cách gửi đơn yêu cầu hồ sơ công qua biểu mẫu trực tuyến hoặc bản in. Theo quy định, Thành Phố Burien phải xác nhận đã nhận yêu cầu đó trong vòng năm ngày làm việc, nhưng được phép đặt thời hạn hợp lý để đáp ứng yêu cầu. Với những yêu cầu lớn hơn về hồ sơ, Thành Phố có thể cung cấp tài liệu theo đợt.
Nhiều yêu cầu cung cấp hồ sơ có thể được đáp ứng miễn phí, song đôi khi các yêu cầu cung cấp hồ sơ công phải đi kèm với một số khoản phí. Các khoản phí này là để giúp hỗ trợ tài chánh cho thời gian mà nhân viên phải bỏ ra để hoàn thành yêu cầu đó.
Đạo Luật Họp Mở Công Khai là gì?
Đạo Luật Họp Mở Công Khai (OPMA) quy định các thủ tục đối với những cuộc họp công khai của chính quyền, bao gồm cách thông báo cho cộng đồng trước cuộc họp (quy trình thông báo cho công chúng), số lượng ủy viên hội đồng được phép hiện diện trước khi đạt số lượng quy định (bốn), những chủ đề có thể được thảo luận trong một phiên điều hành, v.v.
