Para Megan Gregor, ser secretaria de la ciudad es una vocación. Trabaja muchas horas para lograr la misión principal de su función: la accesibilidad y la transparencia de las operaciones gubernamentales.
La secretaría de la ciudad actúa como un tercero neutral para la ciudad y apoya un gobierno abierto, accesible y transparente. Equilibra los intereses del personal y la dirección de la ciudad, el Ayuntamiento y la comunidad al brindar la misma cantidad de servicio a los tres.
La secretaría de la ciudad de Burien facilita el buen funcionamiento de las reuniones del Ayuntamiento, administra los registros de la ciudad, apoya los procesos del equipo de dirección y supervisa el centro de servicio al cliente del Ayuntamiento. El equipo de Gregor, que incluye un secretario municipal adjunto, un coordinador de registros y dos asistentes administrativos de servicio al cliente, no solo brinda apoyo diario tanto al personal como a la comunidad, sino que busca activamente formas de mejorar la transparencia y accesibilidad del gobierno de la ciudad.
Bajo la dirección de Gregor, las reuniones del Ayuntamiento ahora ofrecen interpretación en español en cada reunión, y ella recibió el reconocimiento de otras ciudades por la manera en la que las reuniones del Ayuntamiento de Burien se llevaron a cabo conforme a las directivas de salud relacionadas con la pandemia.
“Cuando comenzó la pandemia, intentamos ofrecer reuniones del Ayuntamiento por conferencia telefónica. Fue confuso y supimos de inmediato que esto no funcionaría para los residentes de Burien”, dice Gregor.
Su equipo se asoció con el personal de la División de Servicios de Información para desarrollar una solución tecnológica y se coordinó con el abogado de la ciudad para desarrollar nuevos procedimientos de reuniones que funcionaran para todos, sin dejar de cumplir con la Ley de Reuniones Públicas Abiertas.
“Sabemos ahora que podemos hacer más cosas virtualmente de lo que pensábamos que podíamos hacer antes”, dice Gregor. “Para el futuro, nos enfocamos en apoyar reuniones públicas híbridas, porque vimos que ofrecer reuniones en línea aumenta el acceso. Es más fácil proporcionar interpretación y, además, ayuda a quienes tienen responsabilidades de cuidado a poder participar en reuniones públicas”.
Ella y su equipo también lograron un progreso significativo en la organización de los 28 años de registros de la ciudad. El plan es tener una cantidad significativa de registros de la ciudad disponibles gratuitamente en línea en los próximos años.
“Las personas deberían poder ir al sitio web de su gobierno para encontrar lo que necesitan. Este es un derecho que todos tenemos como parte de ser estadounidenses”, dice Gregor.
Registros de la ciudad 101
Un registro de la ciudad es todo el material que está escrito o registrado que es producido por una ciudad durante las horas laborales tanto por empleados como por voluntarios. Esto incluye documentos, correos electrónicos, fotos, gráficos, grabaciones de reuniones, notas de reuniones, etc. La Ley de Registros Públicos del estado de Washington dicta qué tipos de registros deben mantenerse y cuáles pueden descartarse.
Para solicitar registros públicos debe enviar el formulario de solicitud pública a través de un formulario en línea o imprimible. La ciudad de Burien debe acusar recibo de la solicitud en un plazo de cinco días hábiles, pero se le otorga un plazo razonable para cumplir con la solicitud. En el caso de solicitudes más grandes, la ciudad puede entregar los documentos por partes.
Si bien muchas solicitudes de registros se pueden cumplir de forma gratuita, a veces existen cargos asociados con las solicitudes de registros públicos. Esto es para ayudar a financiar las horas del personal necesarias para cumplir con la solicitud.
¿Qué es la Ley de Reuniones Públicas Abiertas?
La Ley de Reuniones Públicas Abiertas (Open Public Meetings Act, OPMA) dicta los procedimientos de las reuniones públicas del gobierno, incluida la forma en la que se notifica a la comunidad antes de una reunión (proceso de notificación pública), cuántos concejales pueden estar presentes hasta alcanzar el quórum (cuatro), qué temas se pueden tratar en una sesión ejecutiva, entre otros.
